Detalles de Secretarios, excepto secretarios jurídicos, médicos y ejecutivos

Descripción

Desempeñan funciones administrativas de rutina como redactar correspondencia, programar citas o brindar información a usuarios.

Responsabilidades

• Atiende el teléfono y da información a quienes llaman, toma mensajes o transfiere llamadas a las personas correspondientes.
• Responde correspondencia de rutina.
• Concerta citas.
• Toma dictados en taquigrafía o a máquina y transcribe la información.
• Archiva correspondencia y otros registros.
• Organiza planes de viaje y reservaciones.
• Saca copias de correspondencia y otro material impreso.
• Presta servicios al cliente como colocación de pedidos e información de cuentas.
• Cobra y desembolsa fondos de la cuenta de efectivo (caja chica) y lleva registros.
• Prepara cheques y los envía por correo.
• Solicita y despacha insumos.
• Envía por correo boletines informativos, material promocional, entre otro tipo de información.
• Reúne y mecanografía informes estadísticos a máquina de escribir o computadora.
• Registra y mecanografía reseñas de reuniones a máquina de escribir o computadora.
• Reúne y mantiene listas y registros con máquina de escribir o computadora.
• Saluda y da la bienvenida a visitantes, determina el propósito de la visita y lleva a visitantes con el patrón (empleador) o persona indicada.
• Localiza y adjunta el archivo correspondiente a la correspondencia entrante que requiere respuesta.
• Mantiene agendas y coordina conferencias y reuniones.
• Redacta y distribuye notas de reuniones, correspondencia e informes.
• Abre correo entrante y envía el correo a las personas indicadas.

Intereses

• Social - Las profesiones sociales por lo regular incluyen el trabajar con, comunicarse con, y enseñar a otras personas. Estas profesiones incluyen a menudo el ayudar o proporcionar servicio a otros.
• Emprendedora - Las profesiones emprendedoras por lo regular involucran el iniciar y llevar a cabo proyectos. Estas profesiones pueden involucrar asumir liderazgo de otras personas y tomar muchas decisiones. A veces requieren tomar riesgos y a menudo tratan con negocios.
• Convencional - Las profesiones convencionales por lo regular involucran el seguir procedimientos fijos y de rutina. Estas profesiones pueden incluir el trabajar con datos y detalles más que con ideas. Hay normalmente una línea clara de autoridad a seguir.

Educación, Capacitación, Experiencia

• Educación - Por lo general, para desempeñar las ocupaciones de esta zona se requiere de un certificado de preparatoria (también conocido como un diploma de escuela secundaria) y además de algún tipo de capacitación profesional o curso relacionado con el empleo en cuestión. En algunos casos es necesario contar con un título universitario (de 2 o 4 años).
• Capacitación - Se requiere que los empleados trabajen hasta por un año bajo la supervisión de empleados experimentados para poder desempeñar estas ocupaciones en esta zona.
• Experiencia - Por lo general, no es necesario tener ningún tipo de aptitud, conocimiento o experiencia laboral previa para desempeñar las ocupaciones de esta zona, pero cierto conocimiento previo puede ser útil. Por ejemplo, a un instalador de mampostería experimentado se le haría más fácil instalar mampostería que a uno sin experiencia, pero aún sin experiencia previa podría hacerlo sin dificultad.

Conocimiento

• Idioma inglés - Conocimiento de la estructura y contenido del idioma inglés, incluyendo el significado y la ortografía de las palabras, reglas de redacción y gramática.
• Matemáticas - Conocimiento de aritmética, álgebra, geometría, cálculo, estadística y de sus aplicaciones.
• Computadoras y electrónicos - Conocimiento de tableros de circuito, procesadores, chips, equipo electrónico, hardware y software, incluyendo aplicaciones y programación.

Habilidades

• Comprensión de lectura - Entender oraciones y párrafos escritos en documentos relacionados con el trabajo.
• Audición Participativa - Prestar toda la atención a lo qué otras personas dicen, tomándose el tiempo necesario para entender los argumentos expuestos, realizar preguntas según sea apropiado, y no interrumpir en momentos inapropiados.

Carreras Parecidas

• Agentes de seguros encargados de las reclamaciones
• Cajeros
• Empleados de facturación, costos y tasas
• Empleados de oficina, servicios generales
• Empleados municipales
• Entrevistadores y empleados de préstamos
• Operadores de máquinas de tratamiento de textos y mecanógrafos
• Recepcionistas y empleados de información
• Secretarios jurídicos